Pengamanan Arsip

Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor external.

1. Faktor Internal

A. KUALITAS KERTAS
kerusakan pada kertas berupa perubahan bentuk warna terhadap kertasyakni dari warna putih menjadi warna agak ke kuning-kuningan atau kertas menjadi rapuh/mudah sobek. Ini disebabkan oleh zat asam yang ada pada kertas tidak dapat menahan suhu lebih rendah maupun tinggi, sehingga informasi yangada pada kertas rusak dan sulit untuk diketahui

B. TINTA
dalam hal ini perlu ketelitian dalam memilih kualitas tinta yang bagus dan tidak mudah luntur demi terawatnya arsip di suatu instansi. Jika tinta yang digunakan untuk arsip adalah tinta biasa, akan sangat merugikan, khususnya apabila kertas terkena air atau udara lembab. Maka tinta tersebut akan mencair sehingga merusak kertas dan informasi arsip.

C. BAHAN PEREKAT YANG BERSENTUHAN DENGAN KERTAS
Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang serangga gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilid dan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak.

2. Faktor Eksternal

A. LINGKUNGAN
Pada tingkat kelembaban lebih dari 75%, menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak. Hendaknya suhu udara diatur antara 65° F sampai dengan 85° F, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.

B. SINAR MATAHARI
Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan dan kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena matahari langsung.

C. DEBU
Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.

D. SERANGGA DAN KUTU, SERTA SEJENISNNYA
Munculnya/datangnya serangga dan kutu dapat dicegah antara lain dengan: bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengatur kelembapan dan lain-lain.

E. JAMUR DAN SEJENISNNYA
Tingkat kelembaban di atas 75% menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas “arsip” merupakan penghancur kertas yang cepat.

Sumber : Sedarmayanti, TATA KEARSIPAN Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung, CV Mandar Maju, 2015